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【管理】內審員的作用和職責分析

放大字體  縮小字體 發布日期:2021-07-22  瀏覽次數:31
核心提示:實驗室的內審員,除肩負內審任務外,往往還是本實驗室管理體系建設的骨干。不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定,還要對本實驗
 實驗室的內審員,除肩負內審任務外,往往還是本實驗室管理體系建設的骨干。不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定,還要對本實驗室管理體系的建立和實施起著重要的支持和推動作用。

 

內部審核簡稱“內審”,是一種內部評價活動,這種評價是通過內審員的審核工作完成的。實驗室的內審員,其發揮的作用及審核能力與素質如何,直接影響一個實驗室內部管理體系審核的效果。實驗室的內審員,不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定,還要對本實驗室管理體系建立和實施起著重要的支持和推動作用。

那么,實驗室的內審員應當發揮哪些作用呢?有以下幾個方面:

 

>>>> 監督作用

 

管理體系的運行需要持續地進行監督,這樣才能有效、及時地發現問題并采取改進措施,這種持續監督主要是通過內審進行的,而內審的實施正是這支內審員隊伍擔當的。

所以,從某種意義上說,內審員對管理體系的有效運行起著監督員的作用。

 

>>>> 參謀作用

 

在內審時,內審員發現某些不符合項,要求受審核部門及時采取措施,對不符合項進行處置,消除產生不符合的原因。
此時,他必須向受審核部門解釋為什么這是一不符合項,這樣對方才能針對不符合項找出原因,采取措施。
在受審部門考慮糾正措施時,內審員可以提出一些改進意見供其選擇。當受審核部門提出糾正措施計劃時,內審員應決定是否可以認可,并說明認可或不認可的理由。
在糾正措施計劃實施時,內審員要主動關心實施的過程,必要時給予指導。這一切都說明內審員在內審工作中,絕不僅僅是一個“裁判員”,還應為改進管理體系想辦法、出主意,成為一名優秀的“參謀”。

 

>>>> 紐帶作用

內審員在內審中與各部門的員工有著廣泛的交流和接觸,既可以收集員工對質量管理方面的意見、要求和建議,通過質量負責人向領導反映,又可以把領導層關于質量方面的方針、政策和意圖向員工傳達、解釋和貫徹,起一種溝通和聯絡的作用。

 

>>>> 接口作用

由于內審員經常被派往分包方或供應商去進行第二方審核,在審核中貫徹本實驗室對分包方或供應商的要求,同時也可反映分包方的實際情況和要求,起接口作用。
當到第三方現場評審時,內審員常常擔任聯絡員,從中了解對方的評審要求,評審方式和方法,向質量負責人或最高管理者反映,同時也可向對方介紹本實驗室的實際情況,起內外接口作用。

 

>>>> 帶頭作用

內審員在實驗室都有各自的本職工作。內審員的資格是經過專門培訓而獲得的,他們經常參加內審活動,對該實驗室管理體系的要求有更深刻的了解,更懂得應該如何做好本職工作。
所以內審員應以身作則,認真貫徹和執行有關管理體系的要求,在全體員工中起模范帶頭作用,成為貫徹實施管理體系的骨干。
內審員是本實驗室管理體系建設的骨干,要發揮自身的作用,就要提高自身的能力,特別是現場審核時的審核方式。
內審員在審核中可以采用多種工作方法,這些方法往往是在工作中不斷積累起來的,各人有各人的技巧,從而形成了個人的風格。即審核技巧。內審員既然是客觀證據的收集者,在現場審核中主要的手段就是看、問、聽和分析。
內審員用來作分析判斷的基礎是各種信息,而信息是通過看、問、聽而得來的。這里僅就最基本的方法,做一簡單介紹:

 

一是少講、多看、多聽、多問

 

內審員在現場的時間有限,而需要采集的信息量又很大。信息(客觀證據)只能通過看、問、聽獲得,因此只有少講才能多獲取信息。

 

二是選擇正確的對象提問

 

問題應該向負責進行該項質量活動的部門或個人提出,而不應向無關的部門或個人提問,否則就會文不對題,浪費時間。

 

三是正確提出問題

 

內審員應明確地針對要了解的問題提問,用不著像商業或外交談判中那樣采用旁敲側擊的方式,更不要提出外行或錯誤的問題。在現場審核過程中,可采用封閉式和開放式相結合的方法進行提問。

 

四是提問與索看相結合

 

內審員在提問時經常會問及文件及實際執行情況,這時可在提問中同時索取需要觀看的文件或提出觀看現場,這樣就等于臨時又增加了一些檢查的樣本,對檢查起了補充作用。問看結合的做法,既可使審核步步深入,又可避免單純問答的那種單調的方式,比較有效。

 

五是注意觀察易被遺忘的角落

 

內審前各部門一定會做出相應的準備,因此重點的文件框等一定會收拾得整整齊齊,但在某些地方常常會發現作廢的文件、未經檢定校準的儀表等等不該存放在現場的東西,所以觀察視野要開闊一些,檢查要細致些。

 

六是創造一個良好的氣氛

 

為使審核順利進行,內審員應注意創造一個良好的氣氛,使審核成為仿佛是在進行工作研究,而不使對方總感到自己是處于受審地位。

為此,內審員應平等、和氣待人,注意聽人說話,認真記筆記,不時點頭、注視、附和等方式對受審方談話表示感興趣等等。凡是要請對方出示文件或找一般工作人員談話時,都應爭得對方領導的同意。

如發現了不符合項,要求受審方負責人認可時,要耐心說明理由。如果對方態度粗暴,也不要與之爭吵,但仍然要以事實為依據,耐心討論。若發現自己錯了,要馬上承認,并表示歉意,只有這樣對待,才能使審核順利進行。

 

七是注重內部團結

 

在評價某一具體的不符合項時,要恰如其分,留有余地。對缺陷的責任,應強調考慮控制管理體系文件的原因,而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛,而且有利于實驗室內部的團結與建設。

 

八是保證審核結果的有效性

 

在設計檢查表時,要合理策劃樣本,保證樣本的代表性,從而保證審核結果的有效性。在策劃編制檢查表時,既要注意依據審核準則策劃查什么,也要注意根據不同的情況策劃更方便、有效的檢查方法以及合理的樣本量。

否則,到現場審核時由于工作緊張和時間有限,審核方法和樣本量策劃不周,容易導致審核不充分,影響審核結果的有效性。

編輯:songjiajie2010

 
關鍵詞: 內審員
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